Ako dlho uchovávať firemné dokumenty? (2026)

Pri jarnom upratovaní kancelárie sa skôr či neskôr každý pozrie na policu plnú šanónov a spýta sa: čo z tohto sa už môže vyhodiť? Odpoveď nie je pocit ani odhad — sú to konkrétne roky napísané v konkrétnych zákonoch, a pri niektorých dokumentoch sa dokonca práve teraz, v roku 2026, niečo mení.

Prehľad lehôt

Účtovné doklady: presne 10 rokov

Pre faktúry, účtovné knihy, inventúrne súpisy či účtovný rozvrh platí jedno jasné pravidlo — § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve ukladá povinnosť uchovávať ich 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Nie 10 rokov od dátumu vystavenia, ale 10 celých rokov PO skončení daného účtovného roka. Faktúra z ktoréhokoľvek mesiaca roka 2026 sa teda musí uchovať až do konca roka 2036.

Rovnaká 10-ročná lehota platí aj pre správu audítora, ak sa na firmu vzťahuje povinné overovanie účtovnej závierky. Táto lehota sa pritom nedá skrátiť internou dohodou ani rozhodnutím firmy — je to zákonné minimum.

Mzdová a personálna dokumentácia: rátajte v desaťročiach

Tu sa veci komplikujú. Vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorá upravuje registratúru, nedáva firmám jedno univerzálne číslo — každá organizácia si lehotu pre danú skupinu dokumentov navrhuje sama v registratúrnom pláne, ktorý schvaľuje štátny archív. V praxi sa však naprieč účtovnými a personálnymi poradcami dlhodobo ustálili dve hodnoty, ktoré vychádzajú priamo z toho, na čo sa tieto doklady reálne používajú:

• Mzdové listy: 50 rokov — dôvod je jednoduchý, slúžia ako dôkaz pri výpočte starobného dôchodku, a zamestnanec si o ne môže požiadať aj desaťročia po odchode z firmy.
• Osobné spisy zamestnancov: 70 rokov od narodenia zamestnanca.

Ak teda niekedy narazíte na tvrdenie, že mzdovú agendu môžete skartovať po pár rokoch ako bežnú faktúru, nie je to pravda — pri týchto dvoch kategóriách ide reálne o desaťročia, nie roky.

Čo sa mení od 1. januára 2026

Zamestnávateľom sa od tohto roka ruší rutinná povinnosť posielať Sociálnej poisťovni evidenčné listy dôchodkového poistenia (ELDP) za každého zamestnanca — novela zákona o sociálnom poistení schválená 5. novembra 2024 vypúšťa § 231 ods. 1 písm. j).

Pozor však na jednu vec: ide o zrušenie posielania, nie o zrušenie uchovávania. Firmy navyše musia do konca roka 2026 (presný termín 31.1., 30.6., 30.9. alebo 31.12. podľa veľkosti zamestnávateľa) jednorazovo doplniť Sociálnej poisťovni údaje za obdobie do 31.12.2025. Ak sa to nestihne, zamestnancovi sa príslušná doba zamestnania jednoducho nemusí objaviť v jeho dôchodkovej evidencii — čo je problém, ktorý sa rieši oveľa horšie spätne než preventívne.

Ako si to v kancelárii reálne zorganizovať

Teória je jedna vec, každodenná prevádzka druhá. Osvedčuje sa jednoduché pravidlo: dokumenty s najdlhšou lehotou (mzdy, osobné spisy) patria do samostatných archívnych boxov mimo bežného obehu, zreteľne označených rokom a obsahom — na to stačí bežný štítkovač, nie zložitý systém. Aktuálne účtovné doklady bežného roka majú zmysel v pákových šanónoch pri stole, tie staršie, kde sa už len čaká na uplynutie lehoty, môžu ísť rovno do krabice v archíve.

A až lehota naozaj uplynie? Vtedy má zmysel investovať do poriadnej skartovačky — pri osobných a mzdových údajoch nejde len o upratanie miesta, ale aj o reálnu ochranu údajov zamestnancov. Konkrétne typy šanónov, boxov aj skartovačiek nájdete v kategórii Zakladanie a archivácia.

Ak riešite skôr to, ako si celý systém archivácie v kancelárii postaviť od základu — teda praktickú organizáciu, nie zákonné lehoty — pozrite si aj náš článok o archivácii firemných dokumentov.

Časté otázky

Táto lehota sa netýka daňových kontrol ani prebiehajúcich súdnych sporov — pri nich zákon ukladá uchovávať doklady až do skončenia príslušného konania, bez ohľadu na to, či bežná lehota už uplynula. Pri akejkoľvek neistote ohľadom konkrétneho prípadu sa oplatí overiť si to priamo s účtovníkom alebo právnikom — tento prehľad vychádza z aktuálne platného znenia zákona, nenahrádza však individuálne poradenstvo.