Praktické tipy, ako archivovať dokumenty

Archivácia dokumentov v kancelárii nepatrí k obľúbeným činnostiam. Ak si však vytvoríte správne fungujúci systém a podporíte ho vhodnými archivačnými kancelárskymi potrebami, aj náročné triedenie dokumentov sa razom stane hračkou. Máme pre vás niekoľko tipov, ako archivovať dokumenty prehľadne, efektívne a bez stresu. 

Ako začať s archiváciou dokumentov?

Každý dokument, zmluva či iný dôležitý záznam prechádza istým cyklom – od vytvorenia, používania, cez archiváciu až po likvidáciu. Archivácia a triedenie dokumentov sa riadia mnohými náležitosťami, ktoré súvisia s archivačnými lehotami a vytváraním systému podľa rôznych kritérií a dôležitosti. Kľúčovou úlohou je tiež vytvoriť pre archivované dokumenty vhodné a bezpečné podmienky, aby ich neohrozilo prostredie ani zub času. Je preto zrejmé, že povaľovanie dokumentov na stole a v zásuvkách nie je riešením, ktoré by zodpovedalo aktuálnym normám...

Skôr, ako sa pustíte do bezhlavého nakupovania šanónov a krabíc, položte si zopár otázok, ktoré vám uľahčia plánovanie.

• S akými dokumentami prichádzate do kontaktu? Pre potreby archivácie najskôr pristúpte k auditu dokumentov a roztrieďte ich podľa dátumov, zákonnej doby uchovávania a frekvencie používania. Identifikujte dôležité dokumenty a zničte nepotrebné alebo duplicitné dokumenty.
• Kde budete dokumenty archivovať? Zvážte, aké máte priestorové možnosti s ohľadom na terajší aj budúci objem dokumentov, aby aktuálne riešenie nebolo iba krátkodobé. Časté presúvanie šanónov a boxov negatívne vplýva na zavedený systém.
• Kto bude k dokumentom pristupovať? Pre Pre zachovanie systému a trvácnosti dokumentov vopred myslite i na to, ako často budete s potrebnými dokumentmi manipulovať. Nezabudnite na dôkladné značenie a použitie takých archivačných potrieb a pomôcok, ktoré dokumenty ochránia pred poškodením.

Kancelárske potreby pre archiváciu

Aby sme nezostali len pri teórii, pripravili sme výber najčastejšie používaných kancelárskych potrieb, ktoré majú pri archivácii dokumentov náležité poslanie. 

Prvotné triedenie a organizácia dokumentov

Skôr, ako pristúpite k archivácii dokumentov, urobte si v nich poriadok. Zamerajte sa na dokumenty, ktoré archivovanie vyžadujú a neporiadok v podobe lístočkov, zapracovaných poznámok alebo nepotrebných záznamov dajte bokom.

Vytvorte si kritériá na usporiadanie dokumentov. Často sa triedenie a archivácia dokumentov riadi podľa dátumu, abecedného zoradenia, úrovne dôležitosti, archivačnej lehoty, ale aj podľa klienta alebo na základe interných smerníc firmy. Fungujúci systém je spočiatku náročné vytvoriť, no v budúcnosti vám ušetrí veľa času. V tejto fáze, kedy sa okolo vás budú hromadiť kôpky dokumentov, sa zíde mať po ruke zošívačky a spinky, rozošívačky, dierkovačky. Nezabudnite na pero a poznámkový blok, aby ste si svoj postup mohli aj priebežne zapisovať.

Zakladanie do šanónov a archivačných boxov

Nastupuje fáza, ktorá je pre archiváciu azda najtypickejšia – zakladanie vytriedených dokumentov do šanónov a archivačných boxov.

• Dokumenty, s ktorými už nebudete pracovať a vyžadujú dlhodobú archiváciu, odložte do archivačných boxov a škatúľ.
• Na dokumenty, ktoré ešte potrebujete mať istú dobu v kancelárii, použite napríklad pákové šanóny alebo krúžkové šanóny vhodnej veľkosti. Ak je šanón objemný, pre udržanie prehľadu nezabudnite ani na farebné rozraďovače a registre, ktoré vám uľahčia listovanie v šanóne. Zaujímavosťou sú šanóny s nastaviteľnou šírkou chrbta, ktoré rastú spolu s množstvom dokumentov
• Na zmluvy a záznamy, s ktorými ste momentálne pravidelne v kontakte sú dobrou voľbou jednoduché plastové odkladače alebo zakladače. Pamätajte, že dokumenty v nich odložené môžu byť opakovanou manipuláciou náchylné na rýchle opotrebovanie alebo zašpinenie, preto sa oplatí používať aj vhodné obaly a dosky.

Označovanie zložiek, šanónov a krabíc

Táto činnosť ide ruka v ruke so zakladaním dokumentov do šanónov a boxov. Každý archivačný prvok vyžaduje viditeľné označenie – ideálne zrozumiteľnou formou tak, aby ste bez otvorenia vedeli, čo sa v konkrétnej krabici nachádza. Tým si dokážete ušetriť skutočne veľa času pri hľadaní konkrétneho dokumentu. Na popis použitie kvalitné popisovače a fixky, ktoré vykazujú odolnosť voči vyblednutiu. Alternatívou je tiež potlačenie vhodne veľkých lepiacich štítkov

Priestory pre úschovu šanónov

Na odloženie šanónov a krabíc budete potrebovať dostatok miesta. Klasickým riešením sú regály a policové skrine. Ak sú šanóny farebne odlíšené, systematicky uložené a zrozumiteľne označené, viete sa k potrebným dokumentom dostať behom niekoľkých sekúnd.
Na archiváciu dôležitých dokumentov však budete potrebovať odolné spisové a archivačné skrine so zámkom. Veľmi dôležité dokumenty, ktoré sa v žiadnom prípade nesmú dostať do rúk nepovolaných osôb, patria do trezoru.

Uvedené kancelárske potreby a ešte mnoho ďalších nájdete na e-shope Fixel.sk. Pre stálych zákazníkov sme pripravili aj zaujímavý vernotstný program s atraktívnymi zľavami a akciami.